Política de privacidade do TommDoc

O TommDoc é um editor de documentos em linha com contas de utilizador, gestão de áreas de trabalho, colaboração em tempo real, assistência por IA, importação de ficheiros e exportação de documentos. Para disponibilizar estas funcionalidades, tratamos dados pessoais relativos aos utilizadores e outros dados que podem conter informações pessoais.

Esta política explica quem trata os dados, que categorias de dados podem estar envolvidas, porque precisamos deles, quem os pode receber, durante quanto tempo são conservados e que direitos tem ao abrigo da legislação aplicável da União Europeia.

O responsável pelo tratamento é a MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Praga, ID da empresa 08579156. Para questões de privacidade, pedidos relativos aos seus direitos ou qualquer outro assunto relacionado com dados pessoais, pode contactar-nos através de info@tommdoc.com.

Se utilizar o TommDoc através de uma entidade patronal ou de outra organização, essa organização pode também atuar como responsável pelo tratamento distinto relativamente aos dados contidos na sua área de trabalho ou nos seus documentos. Nesse caso, alguns pedidos podem também ter de ser dirigidos à sua organização.

Podemos tratar dados de conta e de contacto que fornece durante o registo ou a gestão da conta, como o seu nome próprio, apelido, endereço de e-mail, dados de perfil e dados relacionados com a sua organização ou área de trabalho.

Tratamos também dados de conteúdo e metadados operacionais necessários para executar o serviço, incluindo documentos, estrutura da área de trabalho, histórico de versões, eventos de colaboração em tempo real, ficheiros importados ou carregados, ficheiros exportados, registos técnicos, informações de erro, informações sobre dispositivos e rede e dados relacionados com a autenticação e a segurança.

Se utilizar funcionalidades de IA, podemos também tratar pedidos, texto selecionado, conteúdo do documento enviado para a ação de IA e resultados gerados. Tratamos esses dados apenas na medida do necessário para disponibilizar a funcionalidade de IA solicitada.

Utilizamos dados pessoais principalmente para gerir contas e áreas de trabalho, autenticar utilizadores, sincronizar documentos, guardar edições, gerir o histórico de versões, tratar fluxos de importação e exportação, disponibilizar funcionalidades de IA, comunicar com os clientes e prestar suporte técnico.

Utilizamos também dados para proteger o serviço, prevenir abusos, investigar incidentes, manter registos operacionais, melhorar a fiabilidade e cumprir obrigações legais. Quando necessário, podemos igualmente utilizar dados para declarar, exercer ou defender direitos em processos judiciais.

Na maioria das situações, tratamos dados porque é necessário para celebrar e executar o contrato relativo ao serviço TommDoc, incluindo a criação de conta, o início de sessão, a edição de documentos, a colaboração em tempo real e ações de importação, exportação ou relacionadas com IA.

Podemos também invocar os nossos interesses legítimos, em especial para segurança, prevenção de fraude, deteção de abusos, administração interna do serviço, monitorização do desempenho e da estabilidade e defesa jurídica. Se uma utilização específica exigir consentimento, pedi-lo-emos em separado.

Podemos partilhar dados com subcontratantes de infraestrutura, alojamento, nuvem, armazenamento, suporte e outros que nos ajudam a explorar o TommDoc. Os dados podem também ser partilhados com fornecedores de backend, colaboração e tratamento de ficheiros quando necessário para sincronizar documentos, gerir carregamentos ou fornecer exportações.

Se utilizar funcionalidades de IA, os dados de entrada e de saída relevantes podem ser enviados ao fornecedor de IA utilizado para essa operação, como a OpenAI ou a Anthropic. Fazemo-lo apenas para executar a ação de IA que solicitou.

Podemos também divulgar dados quando exigido por lei ou quando necessário para proteger os nossos direitos, a segurança do serviço ou outros utilizadores.

Alguns prestadores de serviços ou os seus subcontratantes ulteriores podem estar localizados fora do Espaço Económico Europeu. Quando essas transferências ocorrem, procuramos assegurar que se aplica um mecanismo de transferência adequado ao abrigo do RGPD, como uma decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo.

O âmbito real das transferências internacionais depende das funcionalidades que utiliza e da infraestrutura ou das integrações ativadas para a respetiva área de trabalho.

Com o seu consentimento, utilizamos ferramentas de publicidade e de análise de terceiros para medir o desempenho do produto e das campanhas e para apresentar publicidade relevante (remarketing). Estas ferramentas são carregadas através do Google Tag Manager apenas depois de dar o seu consentimento nas definições de cookies.

• Google Ads (Google Ireland Limited): medição de conversões e remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): mede como utiliza o TommDoc • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): medição de conversões e remarketing no Facebook e no Instagram • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): medição de conversões e remarketing no LinkedIn

Estas ferramentas podem recolher identificadores de cookies e de dispositivos, o seu endereço IP (truncado ou anonimizado quando o fornecedor o permita), informações do navegador e do dispositivo, páginas visitadas e ações realizadas na aplicação (p. ex. envios de formulários), a origem de referência e identificadores de cliques de campanha (p. ex. gclid, fbclid, li_fat_id) e uma localização aproximada derivada do seu endereço IP.

O fundamento jurídico deste tratamento é o seu consentimento, nos termos do art. 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD e da Lei checa das comunicações eletrónicas (§ 89, n.º 3, da Lei n.º 127/2005 Coll.). Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento através das definições de cookies, sem afetar a licitude do tratamento realizado com base no consentimento dado antes da sua retirada.

Os fornecedores podem tratar dados fora da UE/EEE, em especial nos EUA, com base no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA e/ou em cláusulas contratuais-tipo. A duração dos cookies é definida por cada fornecedor e apresentada nas definições de cookies; os dados mantidos nas plataformas de publicidade são conservados pelo período definido pelo respetivo fornecedor.

Políticas de privacidade dos fornecedores: Google: https://policies.google.com/privacy, Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Conservamos os dados durante o tempo necessário para gerir a conta, a área de trabalho e a relação de serviço e, depois, por um período adicional quando razoavelmente necessário para cópias de segurança, segurança, tratamento de incidentes, recuperação de desastres, cumprimento legal e defesa de direitos em processos judiciais.

Os prazos de conservação podem diferir consoante o tipo de dados. O conteúdo dos documentos, as versões dos documentos, os carregamentos e os registos operacionais não seguem necessariamente o mesmo calendário. Quando os dados deixam de ser necessários, eliminamo-los, anonimizamo-los ou restringimos de outra forma o tratamento ulterior.

Ao abrigo da legislação aplicável, pode ter o direito de aceder aos seus dados pessoais, solicitar a retificação de dados inexatos, solicitar o apagamento, solicitar a limitação do tratamento, receber os dados em formato portável e opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos. Tem também o direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo competente.

Se utilizar o TommDoc através da sua entidade patronal ou de outra organização, alguns pedidos podem ter de ser tratados principalmente através dessa organização, em especial quando esta determina as finalidades do tratamento do conteúdo da área de trabalho.

Utilizamos salvaguardas técnicas e organizativas razoáveis para proteger os dados contra perda, acesso não autorizado ou utilização abusiva. Isto inclui controlos de acesso, autenticação, registos operacionais, separação de inquilinos e outras medidas adequadas à natureza do serviço.

O frontend pode utilizar armazenamento técnico necessário, como o armazenamento local ou mecanismos equivalentes, para manter o estado de início de sessão, o estado da área de trabalho selecionada ou outro comportamento essencial da interface. Com base na forma atual da aplicação, estes mecanismos não são utilizados para a definição de perfis de marketing.

Se tiver dúvidas sobre esta política ou quiser exercer os seus direitos, contacte-nos através de info@tommdoc.com. Para tratar um pedido em segurança, podemos solicitar uma verificação de identidade razoável.

Podemos atualizar esta política de tempos a tempos, em especial se os requisitos legais, as funcionalidades do produto ou os prestadores de serviços mudarem. A versão em vigor será sempre publicada nesta página.