Politique de confidentialité de TommDoc

TommDoc est un éditeur de documents en ligne avec comptes utilisateurs, gestion des espaces de travail, collaboration en temps réel, assistance par IA, import de fichiers et export de documents. Pour fournir ces fonctions, nous traitons des données personnelles relatives aux utilisateurs ainsi que d’autres données susceptibles de contenir des informations personnelles.

Cette politique explique qui traite les données, quelles catégories de données peuvent être concernées, pourquoi nous en avons besoin, qui peut les recevoir, combien de temps elles sont conservées et quels droits vous avez en vertu des lois applicables de l’Union européenne.

Le responsable du traitement est MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Prague, numéro d’identification (IČO) 08579156. Pour toute question relative à la vie privée, demande d’exercice de droits ou autre question concernant les données personnelles, vous pouvez nous contacter à info@tommdoc.com.

Si vous utilisez TommDoc par l’intermédiaire d’un employeur ou d’une autre organisation, cette organisation peut également agir en tant que responsable du traitement distinct pour les données contenues dans votre espace de travail ou vos documents. Dans ce cas, certaines demandes peuvent aussi devoir être adressées à votre organisation.

Nous pouvons traiter les données de compte et de contact que vous fournissez lors de l’inscription ou de la gestion du compte, comme votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, les données de profil et les informations relatives à votre organisation ou à votre espace de travail.

Nous traitons également les données de contenu et les métadonnées opérationnelles nécessaires au fonctionnement du service, notamment les documents, la structure des espaces de travail, l’historique des versions, les événements de collaboration en temps réel, les fichiers importés ou téléversés, les fichiers exportés, les journaux techniques, les informations d’erreur, les informations sur l’appareil et le réseau, ainsi que les données liées à l’authentification et à la sécurité.

Si vous utilisez les fonctions d’IA, nous pouvons également traiter les invites, le texte sélectionné, le contenu du document envoyé à l’action d’IA et les résultats générés. Nous ne traitons ces données que dans la mesure nécessaire pour fournir la fonction d’IA demandée.

Nous utilisons les données personnelles principalement pour exploiter les comptes et les espaces de travail, authentifier les utilisateurs, synchroniser les documents, enregistrer les modifications, gérer l’historique des versions, traiter les flux d’import et d’export, fournir les fonctions d’IA, communiquer avec les clients et assurer le support technique.

Nous utilisons également les données pour protéger le service, prévenir les abus, enquêter sur les incidents, tenir des journaux d’exploitation, améliorer la fiabilité et respecter nos obligations légales. Si nécessaire, nous pouvons aussi utiliser les données pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Dans la plupart des situations, nous traitons les données parce que cela est nécessaire à la conclusion et à l’exécution du contrat relatif au service TommDoc, notamment la création de compte, la connexion, la modification de documents, la collaboration en temps réel et les actions d’import, d’export ou liées à l’IA.

Nous pouvons également nous appuyer sur nos intérêts légitimes, notamment pour la sécurité, la prévention de la fraude, la détection des abus, l’administration interne du service, la surveillance des performances et de la stabilité et la défense juridique. Si un cas d’usage particulier exige un consentement, nous le demanderons séparément.

Nous pouvons partager des données avec des sous-traitants d’infrastructure, d’hébergement, de cloud, de stockage, de support et autres qui nous aident à exploiter TommDoc. Les données peuvent aussi être partagées avec des fournisseurs de services backend, de collaboration et de gestion de fichiers lorsque cela est nécessaire pour synchroniser les documents, gérer les téléversements ou fournir les exports.

Si vous utilisez les fonctions d’IA, les entrées et sorties concernées peuvent être envoyées au fournisseur d’IA utilisé pour cette opération, tel qu’OpenAI ou Anthropic. Nous ne le faisons que pour exécuter l’action d’IA que vous avez demandée.

Nous pouvons également divulguer des données lorsque la loi l’exige ou lorsque cela est nécessaire pour protéger nos droits, la sécurité du service ou d’autres utilisateurs.

Certains prestataires de services ou leurs sous-traitants ultérieurs peuvent être situés en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque de tels transferts ont lieu, nous veillons à ce qu’un mécanisme de transfert approprié au titre du RGPD s’applique, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.

L’étendue réelle des transferts internationaux dépend des fonctions que vous utilisez et de l’infrastructure ou des intégrations activées pour l’espace de travail concerné.

Avec votre consentement, nous utilisons des outils publicitaires et d’analyse tiers pour mesurer les performances du produit et des campagnes et pour afficher des publicités pertinentes (remarketing). Ces outils ne sont chargés via Google Tag Manager qu’après que vous avez donné votre consentement dans les paramètres des cookies.

• Google Ads (Google Ireland Limited) : mesure des conversions et remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) : mesure la façon dont vous utilisez TommDoc • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) : mesure des conversions et remarketing sur Facebook et Instagram • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company) : mesure des conversions et remarketing sur LinkedIn

Ces outils peuvent collecter des identifiants de cookies et d’appareils, votre adresse IP (tronquée ou anonymisée lorsque le fournisseur le permet), des informations sur le navigateur et l’appareil, les pages visitées et les actions effectuées dans l’application (p. ex. envois de formulaires), la source de provenance et les identifiants de clic de campagne (p. ex. gclid, fbclid, li_fat_id), ainsi qu’une localisation approximative déduite de votre adresse IP.

La base juridique de ce traitement est votre consentement au titre de l’art. 6, par. 1, point a), du RGPD et de la loi tchèque sur les communications électroniques (article 89, par. 3, de la loi n° 127/2005 Coll.). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres des cookies, sans que cela affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant son retrait.

Les fournisseurs peuvent traiter des données en dehors de l’UE/EEE, notamment aux États-Unis, sur la base du cadre de protection des données UE-États-Unis et/ou de clauses contractuelles types. La durée de vie des cookies est fixée par chaque fournisseur et indiquée dans les paramètres des cookies ; les données conservées dans les plateformes publicitaires le sont pendant la durée fixée par le fournisseur concerné.

Politiques de confidentialité des fournisseurs : Google : https://policies.google.com/privacy, Meta : https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn : https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire pour exploiter le compte, l’espace de travail et la relation de service, puis pendant une période supplémentaire lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour la sauvegarde, la sécurité, le traitement des incidents, la reprise après sinistre, la conformité légale et la défense de droits en justice.

Les durées de conservation peuvent varier selon le type de données. Le contenu des documents, les versions de documents, les fichiers téléversés et les journaux d’exploitation ne suivent pas nécessairement le même calendrier. Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les anonymisons ou limitons autrement tout traitement ultérieur.

Selon la loi applicable, vous pouvez avoir le droit d’accéder à vos données personnelles, de demander la rectification de données inexactes, d’en demander la suppression, de demander la limitation du traitement, de recevoir vos données dans un format portable et de vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.

Si vous utilisez TommDoc par l’intermédiaire de votre employeur ou d’une autre organisation, certaines demandes peuvent devoir être traitées principalement par cette organisation, notamment lorsqu’elle détermine les finalités du traitement du contenu de l’espace de travail.

Nous appliquons des mesures de protection techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé ou l’usage abusif. Cela comprend des contrôles d’accès, l’authentification, la journalisation opérationnelle, la séparation des locataires et d’autres mesures adaptées à la nature du service.

Le frontend peut utiliser un stockage technique nécessaire, tel que le stockage local ou des mécanismes comparables, pour conserver l’état de connexion, l’état de l’espace de travail sélectionné ou d’autres comportements essentiels de l’interface. Dans la forme actuelle de l’application, ces mécanismes ne sont pas utilisés à des fins de profilage marketing.

Si vous avez des questions sur cette politique ou souhaitez exercer vos droits, contactez-nous à info@tommdoc.com. Pour traiter une demande en toute sécurité, nous pouvons demander une vérification d’identité raisonnable.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre, notamment si les exigences légales, les fonctions du produit ou les prestataires de services changent. La version actuelle sera toujours publiée sur cette page.