Czego dotyczy ten dokument
TommDoc to internetowy edytor dokumentów z kontami użytkowników, zarządzaniem obszarami roboczymi, współpracą w czasie rzeczywistym, wsparciem AI, importem plików i eksportem dokumentów. Aby zapewnić te funkcje, przetwarzamy dane osobowe użytkowników oraz inne dane, które mogą zawierać informacje osobowe.
Niniejsza polityka wyjaśnia, kto przetwarza dane, jakie kategorie danych mogą wchodzić w grę, dlaczego ich potrzebujemy, kto może je otrzymać, jak długo są przechowywane i jakie prawa przysługują Ci na podstawie obowiązującego prawa Unii Europejskiej.
Administrator danych
Administratorem danych jest MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Praga, IČO 08579156. W sprawach prywatności, wniosków dotyczących praw lub innych kwestii związanych z danymi osobowymi możesz skontaktować się z nami pod adresem info@tommdoc.com.
Jeśli korzystasz z TommDoc za pośrednictwem pracodawcy lub innej organizacji, ta organizacja może również działać jako odrębny administrator danych zawartych w Twoim obszarze roboczym lub dokumentach. W takim przypadku niektóre wnioski mogą wymagać skierowania także do Twojej organizacji.
Dane, które możemy przetwarzać
Możemy przetwarzać dane konta i dane kontaktowe, które podajesz podczas rejestracji lub zarządzania kontem, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, dane profilu oraz dane dotyczące Twojej organizacji lub obszaru roboczego.
Przetwarzamy też dane treściowe i metadane operacyjne potrzebne do działania usługi, w tym dokumenty, strukturę obszaru roboczego, historię wersji, zdarzenia współpracy w czasie rzeczywistym, zaimportowane lub przesłane pliki, wyeksportowane pliki, logi techniczne, informacje o błędach, informacje o urządzeniu i sieci oraz dane związane z uwierzytelnianiem i bezpieczeństwem.
Jeśli korzystasz z funkcji AI, możemy również przetwarzać polecenia, zaznaczony tekst, treść dokumentu wysłaną do działania AI i wygenerowane wyniki. Przetwarzamy te dane wejściowe tylko w zakresie potrzebnym do zapewnienia żądanej funkcji AI.
Do czego używamy danych
Dane osobowe wykorzystujemy głównie do prowadzenia kont i obszarów roboczych, uwierzytelniania użytkowników, synchronizacji dokumentów, zapisywania edycji, zarządzania historią wersji, obsługi importu i eksportu, zapewniania funkcji AI, komunikacji z klientami oraz świadczenia wsparcia technicznego.
Wykorzystujemy dane także do ochrony usługi, zapobiegania nadużyciom, badania incydentów, prowadzenia logów operacyjnych, poprawy niezawodności i wypełniania obowiązków prawnych. W razie potrzeby możemy też używać danych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.
Podstawy prawne przetwarzania
W większości sytuacji przetwarzamy dane, ponieważ jest to niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o usługę TommDoc, w tym tworzenia konta, logowania, edycji dokumentów, współpracy w czasie rzeczywistym oraz działań związanych z importem, eksportem lub AI.
Możemy też opierać się na naszych prawnie uzasadnionych interesach, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom, wykrywania nadużyć, wewnętrznej administracji usługą, monitorowania wydajności i stabilności oraz obrony prawnej. Jeśli konkretny przypadek użycia wymaga zgody, poprosimy o nią osobno.
Transfery międzynarodowe
Niektórzy dostawcy usług lub ich podprzetwarzający mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W przypadku takich transferów staramy się zapewnić zastosowanie odpowiedniego mechanizmu transferu na podstawie RODO, takiego jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.
Rzeczywisty zakres transferów międzynarodowych zależy od funkcji, z których korzystasz, oraz od infrastruktury lub integracji włączonych dla danego obszaru roboczego.
Narzędzia reklamowe i marketingowe
Za Twoją zgodą korzystamy z zewnętrznych narzędzi reklamowych i analitycznych, aby mierzyć skuteczność produktu i kampanii oraz wyświetlać odpowiednie reklamy (remarketing). Narzędzia te są ładowane przez Google Tag Manager dopiero po wyrażeniu zgody w ustawieniach plików cookie.
• Google Ads (Google Ireland Limited): pomiar konwersji i remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): mierzy, jak korzystasz z TommDoc • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): pomiar konwersji i remarketing na Facebooku i Instagramie • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): pomiar konwersji i remarketing na LinkedIn
Narzędzia te mogą zbierać identyfikatory plików cookie i urządzeń, Twój adres IP (skrócony lub zanonimizowany, jeśli dostawca to obsługuje), informacje o przeglądarce i urządzeniu, odwiedzone strony i wykonane w aplikacji działania (np. wysłanie formularzy), źródło odesłania i identyfikatory kliknięć kampanii (np. gclid, fbclid, li_fat_id) oraz przybliżoną lokalizację ustaloną na podstawie Twojego adresu IP.
Podstawą prawną tego przetwarzania jest Twoja zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz czeskiej ustawy o łączności elektronicznej (§ 89 ust. 3 ustawy nr 127/2005 Sb.). Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie w ustawieniach plików cookie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Dostawcy mogą przetwarzać dane poza UE/EOG, w szczególności w USA, na podstawie EU-US Data Privacy Framework i/lub standardowych klauzul umownych. Okresy ważności plików cookie ustala każdy dostawca i są one pokazane w ustawieniach plików cookie; dane przechowywane w platformach reklamowych są zachowywane przez okres określony przez danego dostawcę.
Polityki prywatności dostawców: Google: https://policies.google.com/privacy, Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Przechowywanie
Dane przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do prowadzenia konta, obszaru roboczego i relacji w zakresie usługi, a następnie przez dodatkowy okres, gdy jest to rozsądnie niezbędne do tworzenia kopii zapasowych, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi incydentów, odtwarzania po awarii, zgodności z prawem oraz obrony roszczeń prawnych.
Okresy przechowywania mogą różnić się w zależności od rodzaju danych. Treść dokumentów, wersje dokumentów, przesłane pliki i logi operacyjne niekoniecznie podlegają temu samemu harmonogramowi. Gdy dane nie są już potrzebne, usuwamy je, anonimizujemy lub w inny sposób ograniczamy dalsze przetwarzanie.
Twoje prawa
Zgodnie z obowiązującym prawem możesz mieć prawo dostępu do swoich danych osobowych, żądania sprostowania nieprawidłowych danych, żądania usunięcia, żądania ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach. Masz także prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
Jeśli korzystasz z TommDoc za pośrednictwem pracodawcy lub innej organizacji, niektóre wnioski mogą wymagać załatwienia przede wszystkim przez tę organizację, zwłaszcza gdy to ona określa cele przetwarzania treści obszaru roboczego.
Bezpieczeństwo i techniczne przechowywanie
Stosujemy rozsądne środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem lub nadużyciem. Obejmuje to kontrolę dostępu, uwierzytelnianie, logowanie operacyjne, separację najemców i inne środki odpowiednie do charakteru usługi.
Frontend może korzystać z niezbędnego przechowywania technicznego, takiego jak local storage lub porównywalne mechanizmy, aby utrzymać stan zalogowania, stan wybranego obszaru roboczego lub inne istotne zachowania interfejsu. Przy obecnym kształcie aplikacji mechanizmy te nie są używane do profilowania marketingowego.
Kontakt i aktualizacje
Jeśli masz pytania dotyczące tej polityki lub chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem info@tommdoc.com. Aby bezpiecznie rozpatrzyć wniosek, możemy poprosić o rozsądną weryfikację tożsamości.
Możemy od czasu do czasu aktualizować tę politykę, zwłaszcza gdy zmienią się wymogi prawne, funkcje produktu lub dostawcy usług. Aktualna wersja będzie zawsze publikowana na tej stronie.