Wat dit document behandelt
TommDoc is een online documenteditor met gebruikersaccounts, werkruimtebeheer, realtime samenwerken, AI-ondersteuning, bestandsimport en documentexport. Om deze functies te kunnen bieden, verwerken we persoonsgegevens van gebruikers en andere gegevens die persoonlijke informatie kunnen bevatten.
Dit beleid legt uit wie de gegevens verwerkt, welke categorieën gegevens het kan betreffen, waarom we ze nodig hebben, wie ze kan ontvangen, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten je hebt op grond van de toepasselijke wetgeving van de Europese Unie.
Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Praag, bedrijfs-ID 08579156. Voor privacyvragen, verzoeken over je rechten of elke andere kwestie rond persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via info@tommdoc.com.
Als je TommDoc via een werkgever of een andere organisatie gebruikt, kan die organisatie ook optreden als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens in je werkruimte of documenten. In dat geval moeten sommige verzoeken mogelijk ook aan je organisatie worden gericht.
Gegevens die we kunnen verwerken
We kunnen account- en contactgegevens verwerken die je bij de registratie of het accountbeheer opgeeft, zoals je voornaam, achternaam, e-mailadres, profielgegevens en gegevens over je organisatie of werkruimte.
We verwerken ook inhoudsgegevens en operationele metadata die nodig zijn om de dienst te laten draaien, waaronder documenten, de structuur van de werkruimte, de versiegeschiedenis, gebeurtenissen bij realtime samenwerken, geïmporteerde of geüploade bestanden, geëxporteerde bestanden, technische logboeken, foutinformatie, apparaat- en netwerkinformatie en gegevens met betrekking tot authenticatie en beveiliging.
Als je AI-functies gebruikt, kunnen we ook prompts, geselecteerde tekst, documentinhoud die naar de AI-actie is gestuurd en gegenereerde resultaten verwerken. Die invoer verwerken we alleen voor zover dat nodig is om de gevraagde AI-functie te leveren.
Waarom we gegevens gebruiken
We gebruiken persoonsgegevens vooral om accounts en werkruimtes te beheren, gebruikers te authenticeren, documenten te synchroniseren, bewerkingen op te slaan, de versiegeschiedenis bij te houden, import- en exportworkflows af te handelen, AI-functies te leveren, met klanten te communiceren en technische support te bieden.
We gebruiken gegevens ook om de dienst te beschermen, misbruik te voorkomen, incidenten te onderzoeken, operationele logboeken bij te houden, de betrouwbaarheid te verbeteren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Waar nodig kunnen we gegevens ook gebruiken om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
Rechtsgronden voor de verwerking
In de meeste situaties verwerken we gegevens omdat dat nodig is om de overeenkomst voor de TommDoc-dienst te sluiten en uit te voeren, waaronder het aanmaken van een account, inloggen, documenten bewerken, realtime samenwerken en import-, export- of AI-gerelateerde acties.
We kunnen ons ook beroepen op onze gerechtvaardigde belangen, vooral voor beveiliging, fraudepreventie, het opsporen van misbruik, intern beheer van de dienst, het bewaken van prestaties en stabiliteit en juridische verdediging. Als een specifiek gebruik toestemming vereist, vragen we die apart.
Internationale doorgiften
Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd. Waar zulke doorgiften plaatsvinden, streven we ernaar dat een passend doorgiftemechanisme op grond van de AVG van toepassing is, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.
De feitelijke omvang van internationale doorgiften hangt af van de functies die je gebruikt en van de infrastructuur of integraties die voor de betreffende werkruimte zijn ingeschakeld.
Advertentie- en marketingtools
Met jouw toestemming gebruiken we advertentie- en analysetools van derden om de prestaties van het product en van campagnes te meten en om relevante advertenties te tonen (remarketing). Deze tools worden via Google Tag Manager pas geladen nadat je in de cookie-instellingen toestemming hebt gegeven.
• Google Ads (Google Ireland Limited): conversiemeting en remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): meet hoe je TommDoc gebruikt • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): conversiemeting en remarketing op Facebook en Instagram • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): conversiemeting en remarketing op LinkedIn
Deze tools kunnen cookie- en apparaat-ID’s, je IP-adres (ingekort of geanonimiseerd waar de aanbieder dat ondersteunt), browser- en apparaatinformatie, bezochte pagina’s en uitgevoerde acties in de app (bijv. het verzenden van formulieren), de verwijzende bron en campagneklik-ID’s (bijv. gclid, fbclid, li_fat_id) en een geschatte locatie op basis van je IP-adres verzamelen.
De rechtsgrond voor deze verwerking is je toestemming op grond van art. 6, lid 1, onder a), AVG en de Tsjechische wet op de elektronische communicatie (§ 89, lid 3, van wet nr. 127/2005 Coll.). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen, zonder dat dit de rechtmatigheid raakt van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.
Aanbieders kunnen gegevens buiten de EU/EER verwerken, met name in de VS, op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen. De levensduur van cookies wordt door elke aanbieder bepaald en getoond in de cookie-instellingen; gegevens in advertentieplatforms worden bewaard voor de periode die de betreffende aanbieder vaststelt.
Privacybeleid van de aanbieders: Google: https://policies.google.com/privacy, Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Bewaartermijn
We bewaren gegevens zolang dat nodig is om het account, de werkruimte en de dienstverlening te laten functioneren, en daarna nog gedurende een extra periode waar dat redelijkerwijs nodig is voor back-ups, beveiliging, incidentafhandeling, herstel na calamiteiten, naleving van wettelijke verplichtingen en de verdediging van juridische claims.
Bewaartermijnen kunnen per soort gegevens verschillen. Documentinhoud, documentversies, uploads en operationele logboeken volgen niet noodzakelijkerwijs hetzelfde schema. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze of beperken we de verdere verwerking op een andere manier.
Je rechten
Op grond van de toepasselijke wetgeving heb je mogelijk het recht om je persoonsgegevens in te zien, onjuiste gegevens te laten corrigeren, verwijdering te vragen, beperking van de verwerking te vragen, gegevensoverdraagbaarheid te krijgen en bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthouder.
Als je TommDoc via je werkgever of een andere organisatie gebruikt, moeten sommige verzoeken mogelijk vooral via die organisatie worden afgehandeld, met name wanneer zij de doeleinden van de verwerking van werkruimte-inhoud bepaalt.
Beveiliging en technische opslag
We gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik. Daaronder vallen toegangscontroles, authenticatie, operationele logboeken, scheiding van tenants en andere maatregelen die passen bij de aard van de dienst.
De frontend kan noodzakelijke technische opslag gebruiken, zoals local storage of vergelijkbare mechanismen, om de inlogstatus, de geselecteerde werkruimte of ander essentieel gedrag van de interface te onthouden. Op basis van de huidige vorm van de applicatie worden deze mechanismen niet gebruikt voor marketingprofilering.
Contact en wijzigingen
Als je vragen hebt over dit beleid of je rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via info@tommdoc.com. Om een verzoek veilig te kunnen verwerken, kunnen we om een redelijke identiteitsverificatie vragen.
We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken, met name als wettelijke vereisten, productfuncties of dienstverleners veranderen. De actuele versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd.