Informativa sulla privacy di TommDoc

TommDoc è un editor di documenti online con account utente, gestione delle aree di lavoro, collaborazione in tempo reale, assistenza IA, importazione di file ed esportazione di documenti. Per fornire queste funzioni trattiamo dati personali relativi agli utenti e altri dati che possono contenere informazioni personali.

Questa informativa spiega chi tratta i dati, quali categorie di dati possono essere coinvolte, perché ne abbiamo bisogno, chi può riceverli, per quanto tempo vengono conservati e quali diritti hai ai sensi delle leggi applicabili dell'Unione europea.

Il titolare del trattamento è MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Praga, numero identificativo (IČO) 08579156. Per domande sulla privacy, richieste di esercizio dei diritti o qualsiasi altra questione sui dati personali, puoi contattarci all'indirizzo info@tommdoc.com.

Se usi TommDoc tramite un datore di lavoro o un'altra organizzazione, tale organizzazione può agire anche come titolare del trattamento autonomo per i dati contenuti nella tua area di lavoro o nei tuoi documenti. In tal caso, alcune richieste possono dover essere indirizzate anche alla tua organizzazione.

Possiamo trattare i dati dell'account e di contatto che fornisci durante la registrazione o la gestione dell'account, come nome, cognome, indirizzo e-mail, dati del profilo e informazioni relative alla tua organizzazione o area di lavoro.

Trattiamo inoltre i dati di contenuto e i metadati operativi necessari per far funzionare il servizio, tra cui documenti, struttura delle aree di lavoro, cronologia delle versioni, eventi di collaborazione in tempo reale, file importati o caricati, file esportati, log tecnici, informazioni sugli errori, informazioni sul dispositivo e sulla rete e dati relativi all'autenticazione e alla sicurezza.

Se usi le funzioni IA, possiamo trattare anche prompt, testo selezionato, contenuto del documento inviato all'azione IA e risultati generati. Trattiamo questi input solo nella misura necessaria per fornire la funzione IA richiesta.

Usiamo i dati personali principalmente per gestire account e aree di lavoro, autenticare gli utenti, sincronizzare i documenti, salvare le modifiche, gestire la cronologia delle versioni, gestire i flussi di importazione ed esportazione, fornire le funzioni IA, comunicare con i clienti e offrire supporto tecnico.

Usiamo i dati anche per proteggere il servizio, prevenire abusi, indagare sugli incidenti, mantenere i log operativi, migliorare l'affidabilità e adempiere agli obblighi di legge. Ove necessario, possiamo usare i dati anche per accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria.

Nella maggior parte dei casi trattiamo i dati perché è necessario per concludere ed eseguire il contratto relativo al servizio TommDoc, compresi creazione dell'account, accesso, modifica dei documenti, collaborazione in tempo reale e azioni di importazione, esportazione o legate all'IA.

Possiamo anche basarci sui nostri legittimi interessi, in particolare per sicurezza, prevenzione delle frodi, rilevamento degli abusi, amministrazione interna del servizio, monitoraggio di prestazioni e stabilità e difesa legale. Se un caso d'uso specifico richiede il consenso, lo chiederemo separatamente.

Possiamo condividere i dati con responsabili del trattamento di infrastruttura, hosting, cloud, archiviazione, supporto e altri che ci aiutano a gestire TommDoc. I dati possono essere condivisi anche con fornitori di servizi backend, di collaborazione e di gestione dei file quando necessario per sincronizzare i documenti, gestire i caricamenti o fornire le esportazioni.

Se usi le funzioni IA, input e output pertinenti possono essere inviati al fornitore di IA utilizzato per quell'operazione, come OpenAI o Anthropic. Lo facciamo solo per eseguire l'azione IA che hai richiesto.

Possiamo inoltre comunicare dati quando richiesto dalla legge o quando necessario per proteggere i nostri diritti, la sicurezza del servizio o altri utenti.

Alcuni fornitori di servizi o i loro sub-responsabili possono trovarsi al di fuori dello Spazio economico europeo. Quando avvengono tali trasferimenti, ci adoperiamo affinché si applichi un meccanismo di trasferimento adeguato ai sensi del GDPR, come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard.

L'effettiva portata dei trasferimenti internazionali dipende dalle funzioni che usi e dall'infrastruttura o dalle integrazioni attivate per l'area di lavoro in questione.

Con il tuo consenso, usiamo strumenti pubblicitari e di analisi di terze parti per misurare le prestazioni del prodotto e delle campagne e per mostrare pubblicità pertinente (remarketing). Questi strumenti vengono caricati tramite Google Tag Manager solo dopo che hai dato il consenso nelle impostazioni dei cookie.

• Google Ads (Google Ireland Limited): misurazione delle conversioni e remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): misura come usi TommDoc • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): misurazione delle conversioni e remarketing su Facebook e Instagram • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): misurazione delle conversioni e remarketing su LinkedIn

Questi strumenti possono raccogliere identificatori di cookie e dispositivi, il tuo indirizzo IP (troncato o anonimizzato dove supportato dal fornitore), informazioni su browser e dispositivo, pagine visitate e azioni compiute nell'app (ad es. invii di moduli), fonte di provenienza e identificatori di clic delle campagne (ad es. gclid, fbclid, li_fat_id) e una posizione approssimativa ricavata dal tuo indirizzo IP.

La base giuridica di questo trattamento è il tuo consenso ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR e della legge ceca sulle comunicazioni elettroniche (articolo 89, comma 3, della legge n. 127/2005 Coll.). Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento tramite le impostazioni dei cookie, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

I fornitori possono trattare dati al di fuori dell'UE/SEE, in particolare negli Stati Uniti, sulla base del quadro per la protezione dei dati UE-USA e/o delle clausole contrattuali standard. La durata dei cookie è stabilita da ciascun fornitore e indicata nelle impostazioni dei cookie; i dati conservati nelle piattaforme pubblicitarie vengono conservati per il periodo stabilito dal fornitore interessato.

Informative sulla privacy dei fornitori: Google: https://policies.google.com/privacy, Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Conserviamo i dati per il tempo necessario a gestire l'account, l'area di lavoro e il rapporto di servizio, e poi per un periodo ulteriore quando ragionevolmente necessario per backup, sicurezza, gestione degli incidenti, disaster recovery, conformità legale e difesa di diritti in sede giudiziaria.

I periodi di conservazione possono variare a seconda del tipo di dati. Il contenuto dei documenti, le versioni dei documenti, i caricamenti e i log operativi non seguono necessariamente le stesse tempistiche. Quando i dati non sono più necessari, li eliminiamo, li anonimizziamo o limitiamo in altro modo ogni ulteriore trattamento.

Ai sensi della legge applicabile, puoi avere il diritto di accedere ai tuoi dati personali, chiedere la rettifica di dati inesatti, chiederne la cancellazione, chiedere la limitazione del trattamento, ricevere i dati in formato portabile e opporti al trattamento basato su legittimi interessi. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo competente.

Se usi TommDoc tramite il tuo datore di lavoro o un'altra organizzazione, alcune richieste possono dover essere gestite principalmente tramite tale organizzazione, in particolare quando essa determina le finalità del trattamento dei contenuti dell'area di lavoro.

Adottiamo misure di protezione tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere i dati da perdita, accesso non autorizzato o uso improprio. Ciò include controlli di accesso, autenticazione, registrazione operativa, separazione dei tenant e altre misure adeguate alla natura del servizio.

Il frontend può usare l'archiviazione tecnica necessaria, come il local storage o meccanismi comparabili, per mantenere lo stato di accesso, lo stato dell'area di lavoro selezionata o altri comportamenti essenziali dell'interfaccia. Nella forma attuale dell'applicazione, questi meccanismi non vengono usati per la profilazione a fini di marketing.

Se hai domande su questa informativa o vuoi esercitare i tuoi diritti, scrivici a info@tommdoc.com. Per elaborare una richiesta in sicurezza, possiamo chiedere una ragionevole verifica dell'identità.

Possiamo aggiornare questa informativa di tanto in tanto, in particolare se cambiano i requisiti di legge, le funzioni del prodotto o i fornitori di servizi. La versione attuale sarà sempre pubblicata in questa pagina.