Política de privacidad de TommDoc

TommDoc es un editor de documentos en línea con cuentas de usuario, gestión de áreas de trabajo, colaboración en tiempo real, asistencia de IA, importación de archivos y exportación de documentos. Para ofrecer estas funciones, tratamos datos personales relativos a los usuarios y otros datos que pueden contener información personal.

Esta política explica quién trata los datos, qué categorías de datos pueden intervenir, por qué los necesitamos, quién puede recibirlos, durante cuánto tiempo se conservan y qué derechos tienes según las leyes aplicables de la Unión Europea.

El responsable del tratamiento es MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Praga, ID de empresa 08579156. Para consultas sobre privacidad, solicitudes de derechos o cualquier otro asunto relativo a datos personales, puedes contactarnos en info@tommdoc.com.

Si usas TommDoc a través de un empleador u otra organización, esa organización también puede actuar como responsable independiente de los datos contenidos en tu área de trabajo o en tus documentos. En ese caso, algunas solicitudes también deberán dirigirse a tu organización.

Podemos tratar los datos de cuenta y de contacto que facilitas durante el registro o la gestión de la cuenta, como tu nombre, apellidos, correo electrónico, datos de perfil y datos relacionados con tu organización o área de trabajo.

También tratamos datos de contenido y metadatos operativos necesarios para ejecutar el servicio, entre ellos documentos, la estructura del área de trabajo, el historial de versiones, eventos de colaboración en tiempo real, archivos importados o subidos, archivos exportados, registros técnicos, información de errores, información del dispositivo y de la red, y datos relacionados con la autenticación y la seguridad.

Si usas las funciones de IA, también podemos tratar peticiones, texto seleccionado, contenido del documento enviado a la acción de IA y los resultados generados. Tratamos esos datos de entrada únicamente en la medida necesaria para ofrecer la función de IA solicitada.

Usamos los datos personales principalmente para operar las cuentas y las áreas de trabajo, autenticar a los usuarios, sincronizar documentos, guardar ediciones, gestionar el historial de versiones, gestionar los flujos de importación y exportación, ofrecer las funciones de IA, comunicarnos con los clientes y prestar soporte técnico.

También usamos los datos para proteger el servicio, prevenir abusos, investigar incidentes, mantener registros operativos, mejorar la fiabilidad y cumplir obligaciones legales. Cuando sea necesario, también podemos usar los datos para formular, ejercer o defender reclamaciones legales.

En la mayoría de las situaciones tratamos los datos porque es necesario para celebrar y ejecutar el contrato del servicio TommDoc, incluida la creación de la cuenta, el inicio de sesión, la edición de documentos, la colaboración en tiempo real y las acciones de importación, exportación o relacionadas con la IA.

También podemos basarnos en nuestros intereses legítimos, especialmente para la seguridad, la prevención del fraude, la detección de abusos, la administración interna del servicio, la supervisión del rendimiento y la estabilidad, y la defensa jurídica. Si un caso de uso concreto requiere consentimiento, lo solicitaremos por separado.

Podemos compartir datos con proveedores de infraestructura, alojamiento, nube, almacenamiento, soporte y otros encargados del tratamiento que nos ayudan a operar TommDoc. También podemos compartir datos con proveedores de servidor, colaboración y gestión de archivos cuando sea necesario para sincronizar documentos, gestionar subidas o entregar exportaciones.

Si usas las funciones de IA, los datos de entrada y de salida pertinentes pueden enviarse al proveedor de IA utilizado para esa operación, como OpenAI o Anthropic. Lo hacemos únicamente para cumplir la acción de IA que has solicitado.

También podemos revelar datos cuando lo exija la ley o cuando sea necesario para proteger nuestros derechos, la seguridad del servicio o a otros usuarios.

Algunos proveedores de servicios o sus subencargados pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando se producen esas transferencias, procuramos que se aplique un mecanismo de transferencia adecuado conforme al RGPD, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo.

El alcance real de las transferencias internacionales depende de las funciones que uses y de la infraestructura o las integraciones activadas para el área de trabajo correspondiente.

Con tu consentimiento, usamos herramientas de publicidad y analítica de terceros para medir el rendimiento del producto y de las campañas y para mostrar publicidad relevante (remarketing). Estas herramientas se cargan mediante Google Tag Manager solo después de que otorgues el consentimiento en los ajustes de cookies.

• Google Ads (Google Ireland Limited): medición de conversiones y remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): mide cómo usas TommDoc • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): medición de conversiones y remarketing en Facebook e Instagram • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): medición de conversiones y remarketing en LinkedIn

Estas herramientas pueden recopilar identificadores de cookies y de dispositivo, tu dirección IP (truncada o anonimizada cuando el proveedor lo permite), información del navegador y del dispositivo, las páginas visitadas y las acciones realizadas en la aplicación (p. ej. envíos de formularios), la fuente de referencia y los identificadores de clic de campaña (p. ej. gclid, fbclid, li_fat_id), y una ubicación aproximada derivada de tu dirección IP.

La base jurídica de este tratamiento es tu consentimiento conforme al art. 6.1.a) del RGPD y a la Ley checa de comunicaciones electrónicas (art. 89.3 de la Ley n.º 127/2005 Coll.). Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento mediante los ajustes de cookies, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

Los proveedores pueden tratar datos fuera de la UE/EEE, en particular en EE. UU., sobre la base del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o de cláusulas contractuales tipo. La duración de las cookies la fija cada proveedor y se muestra en los ajustes de cookies; los datos conservados en las plataformas publicitarias se retienen durante el periodo que fije el proveedor correspondiente.

Políticas de privacidad de los proveedores: Google: https://policies.google.com/privacy, Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para operar la cuenta, el área de trabajo y la relación de servicio y, después, durante un periodo adicional cuando sea razonablemente necesario para copias de seguridad, seguridad, gestión de incidentes, recuperación ante desastres, cumplimiento legal y defensa de reclamaciones legales.

Los plazos de conservación pueden variar según el tipo de datos. El contenido de los documentos, las versiones de los documentos, las subidas y los registros operativos no siguen necesariamente el mismo calendario. Cuando los datos dejan de ser necesarios, los eliminamos, los anonimizamos o restringimos de otro modo su tratamiento posterior.

Conforme a la ley aplicable, puedes tener derecho a acceder a tus datos personales, solicitar la rectificación de datos inexactos, solicitar la supresión, solicitar la limitación del tratamiento, recibir tus datos en un formato portable y oponerte al tratamiento basado en intereses legítimos. También tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control competente.

Si usas TommDoc a través de tu empleador u otra organización, algunas solicitudes pueden tener que gestionarse principalmente a través de esa organización, especialmente cuando es ella quien determina los fines del tratamiento del contenido del área de trabajo.

Usamos salvaguardas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos frente a pérdida, acceso no autorizado o uso indebido. Esto incluye controles de acceso, autenticación, registro operativo, separación de inquilinos y otras medidas adecuadas a la naturaleza del servicio.

El frontend puede usar almacenamiento técnico necesario, como el almacenamiento local o mecanismos comparables, para mantener el estado de inicio de sesión, el estado del área de trabajo seleccionada u otros comportamientos esenciales de la interfaz. Según la forma actual de la aplicación, estos mecanismos no se usan para elaborar perfiles de marketing.

Si tienes preguntas sobre esta política o quieres ejercer tus derechos, contáctanos en info@tommdoc.com. Para tramitar una solicitud de forma segura, podemos pedirte una verificación razonable de identidad.

Podemos actualizar esta política de vez en cuando, especialmente si cambian los requisitos legales, las funciones del producto o los proveedores de servicios. La versión vigente se publicará siempre en esta página.