Zásady ochrany osobných údajov TommDoc

TommDoc je online editor dokumentov s používateľskými účtami, správou pracovných priestorov, spoluprácou v reálnom čase, podporou AI, importom súborov a exportom dokumentov. Aby sme tieto funkcie mohli poskytovať, spracúvame osobné údaje používateľov a ďalšie údaje, ktoré môžu obsahovať osobné informácie.

Tieto zásady vysvetľujú, kto údaje spracúva, aké kategórie údajov môžu byť dotknuté, prečo ich potrebujeme, kto ich môže dostať, ako dlho sa uchovávajú a aké práva máte podľa platného práva Európskej únie.

Prevádzkovateľom údajov je MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Praha, IČO 08579156. S otázkami o ochrane súkromia, žiadosťami o uplatnenie práv alebo v akejkoľvek inej veci týkajúcej sa osobných údajov nás môžete kontaktovať na info@tommdoc.com.

Ak používate TommDoc prostredníctvom zamestnávateľa alebo inej organizácie, táto organizácia môže byť pre údaje obsiahnuté vo vašom pracovnom priestore alebo dokumentoch aj samostatným prevádzkovateľom. V takom prípade môže byť potrebné niektoré žiadosti adresovať aj vašej organizácii.

Môžeme spracúvať údaje o účte a kontaktné údaje, ktoré uvediete pri registrácii alebo správe účtu, napríklad meno, priezvisko, e-mailovú adresu, údaje profilu a údaje týkajúce sa vašej organizácie alebo pracovného priestoru.

Spracúvame aj údaje o obsahu a prevádzkové metadáta potrebné na chod služby, vrátane dokumentov, štruktúry pracovného priestoru, histórie verzií, udalostí spolupráce v reálnom čase, importovaných alebo nahraných súborov, exportovaných súborov, technických záznamov, informácií o chybách, informácií o zariadení a sieti a údajov súvisiacich s overovaním a bezpečnosťou.

Ak používate funkcie AI, môžeme spracúvať aj zadania, vybraný text, obsah dokumentu odoslaný akcii AI a vygenerované výstupy. Tieto vstupy spracúvame iba v rozsahu potrebnom na poskytnutie požadovanej funkcie AI.

Osobné údaje používame najmä na prevádzku účtov a pracovných priestorov, overovanie používateľov, synchronizáciu dokumentov, ukladanie úprav, správu histórie verzií, vybavovanie importu a exportu, poskytovanie funkcií AI, komunikáciu so zákazníkmi a technickú podporu.

Údaje používame aj na ochranu služby, predchádzanie zneužitiu, vyšetrovanie incidentov, vedenie prevádzkových záznamov, zlepšovanie spoľahlivosti a plnenie zákonných povinností. Ak je to potrebné, môžeme údaje použiť aj na preukázanie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.

Vo väčšine situácií údaje spracúvame, pretože je to potrebné na uzavretie a plnenie zmluvy o službe TommDoc, vrátane vytvorenia účtu, prihlásenia, úprav dokumentov, spolupráce v reálnom čase a akcií súvisiacich s importom, exportom alebo AI.

Môžeme sa opierať aj o naše oprávnené záujmy, najmä pri bezpečnosti, predchádzaní podvodom, odhaľovaní zneužitia, internej správe služby, sledovaní výkonu a stability a právnej obrane. Ak si konkrétny prípad použitia vyžaduje súhlas, požiadame o neho samostatne.

Údaje môžeme sprístupniť poskytovateľom infraštruktúry, hostingu, cloudu, úložiska a podpory a ďalším sprostredkovateľom, ktorí nám pomáhajú prevádzkovať TommDoc. Údaje môžu byť sprístupnené aj poskytovateľom služieb backendu, spolupráce a spracovania súborov, ak je to potrebné na synchronizáciu dokumentov, správu nahrávaní alebo poskytovanie exportov.

Ak používate funkcie AI, príslušné vstupy a výstupy sa môžu odoslať poskytovateľovi AI použitému pre danú operáciu, napríklad OpenAI alebo Anthropic. Robíme to len na vykonanie vami požadovanej akcie AI.

Údaje môžeme poskytnúť aj vtedy, ak to vyžaduje zákon alebo ak je to potrebné na ochranu našich práv, bezpečnosti služby alebo iných používateľov.

Niektorí poskytovatelia služieb alebo ich ďalší sprostredkovatelia môžu sídliť mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak k takýmto prenosom dochádza, snažíme sa zabezpečiť, aby sa uplatnil vhodný mechanizmus prenosu podľa GDPR, napríklad rozhodnutie o primeranosti alebo štandardné zmluvné doložky.

Skutočný rozsah medzinárodných prenosov závisí od funkcií, ktoré používate, a od infraštruktúry alebo integrácií zapnutých pre príslušný pracovný priestor.

S vaším súhlasom používame reklamné a analytické nástroje tretích strán na meranie výkonu produktu a kampaní a na zobrazovanie relevantnej reklamy (remarketing). Tieto nástroje sa načítavajú cez Google Tag Manager až po tom, čo v nastaveniach cookies udelíte súhlas.

• Google Ads (Google Ireland Limited): meranie konverzií a remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): meria, ako používate TommDoc • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): meranie konverzií a remarketing na Facebooku a Instagrame • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): meranie konverzií a remarketing na LinkedIn

Tieto nástroje môžu zbierať identifikátory cookies a zariadení, vašu adresu IP (skrátenú alebo anonymizovanú, ak to poskytovateľ podporuje), informácie o prehliadači a zariadení, navštívené stránky a akcie vykonané v aplikácii (napr. odoslanie formulárov), zdroj návštevy a identifikátory kliknutí na kampane (napr. gclid, fbclid, li_fat_id) a približnú polohu odvodenú z vašej adresy IP.

Právnym základom tohto spracúvania je váš súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR a českého zákona o elektronických komunikáciách (§ 89 ods. 3 zákona č. 127/2005 Zb.). Súhlas môžete kedykoľvek odvolať v nastaveniach cookies, bez vplyvu na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

Poskytovatelia môžu spracúvať údaje mimo EÚ/EHP, najmä v USA, na základe EU-US Data Privacy Framework a/alebo štandardných zmluvných doložiek. Životnosť cookies určuje každý poskytovateľ a zobrazuje sa v nastaveniach cookies; údaje uložené v reklamných platformách sa uchovávajú počas obdobia, ktoré určí príslušný poskytovateľ.

Zásady ochrany osobných údajov poskytovateľov: Google: https://policies.google.com/privacy, Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Údaje uchovávame, kým je to potrebné na prevádzku účtu, pracovného priestoru a vzťahu k službe, a potom ešte počas ďalšieho obdobia, ak je to odôvodnene potrebné na zálohovanie, bezpečnosť, riešenie incidentov, obnovu po havárii, plnenie zákonných povinností a obhajobu právnych nárokov.

Lehoty uchovávania sa môžu líšiť podľa druhu údajov. Obsah dokumentov, verzie dokumentov, nahrané súbory a prevádzkové záznamy sa nemusia riadiť rovnakým harmonogramom. Keď údaje už nie sú potrebné, vymažeme ich, anonymizujeme ich alebo inak obmedzíme ich ďalšie spracúvanie.

Podľa platného práva môžete mať právo na prístup k svojim osobným údajom, na opravu nepresných údajov, na vymazanie, na obmedzenie spracúvania, na prenosnosť údajov a právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnených záujmoch. Máte tiež právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu.

Ak používate TommDoc prostredníctvom zamestnávateľa alebo inej organizácie, niektoré žiadosti sa môžu musieť vybavovať primárne cez túto organizáciu, najmä ak ona určuje účely spracúvania obsahu pracovného priestoru.

Na ochranu údajov pred stratou, neoprávneným prístupom alebo zneužitím používame primerané technické a organizačné opatrenia. Patria sem kontrola prístupu, overovanie, prevádzkové zaznamenávanie, oddelenie klientov a ďalšie opatrenia primerané povahe služby.

Frontend môže používať nevyhnutné technické ukladanie, napríklad lokálne úložisko alebo porovnateľné mechanizmy, na udržanie stavu prihlásenia, vybraného pracovného priestoru alebo iného základného správania rozhrania. Podľa súčasnej podoby aplikácie sa tieto mechanizmy nepoužívajú na marketingové profilovanie.

Ak máte otázky k týmto zásadám alebo chcete uplatniť svoje práva, kontaktujte nás na info@tommdoc.com. Na bezpečné vybavenie žiadosti môžeme požadovať primerané overenie totožnosti.

Tieto zásady môžeme z času na čas aktualizovať, najmä ak sa zmenia právne požiadavky, funkcie produktu alebo poskytovatelia služieb. Aktuálne znenie bude vždy zverejnené na tejto stránke.