Personvernerklæring for TommDoc

TommDoc er et nettbasert dokumentredigeringsprogram med brukerkontoer, administrasjon av arbeidsområder, samarbeid i sanntid, AI-hjelp, filimport og dokumenteksport. For å levere disse funksjonene behandler vi personopplysninger om brukere og andre data som kan inneholde personlig informasjon.

Denne erklæringen forklarer hvem som behandler dataene, hvilke kategorier av data som kan være involvert, hvorfor vi trenger dem, hvem som kan motta dem, hvor lenge de oppbevares, og hvilke rettigheter du har etter gjeldende europeisk lovgivning.

Behandlingsansvarlig er MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Praha, organisasjonsnr. 08579156. For spørsmål om personvern, forespørsler om rettigheter eller andre forhold som gjelder personopplysninger, kan du kontakte oss på info@tommdoc.com.

Hvis du bruker TommDoc gjennom en arbeidsgiver eller en annen organisasjon, kan denne organisasjonen også være en selvstendig behandlingsansvarlig for data som finnes i arbeidsområdet eller dokumentene dine. I så fall kan enkelte forespørsler også måtte rettes til organisasjonen din.

Vi kan behandle konto- og kontaktopplysninger som du oppgir under registrering eller kontoadministrasjon, for eksempel fornavn, etternavn, e-postadresse, profildata og opplysninger knyttet til organisasjonen eller arbeidsområdet ditt.

Vi behandler også innholdsdata og driftsmetadata som er nødvendige for å drive tjenesten, blant annet dokumenter, struktur i arbeidsområder, versjonshistorikk, hendelser i samarbeid i sanntid, importerte eller opplastede filer, eksporterte filer, tekniske logger, feilinformasjon, informasjon om enhet og nettverk samt data knyttet til autentisering og sikkerhet.

Hvis du bruker AI-funksjoner, kan vi også behandle ledetekster, valgt tekst, dokumentinnhold som sendes til AI-handlingen og genererte resultater. Vi behandler disse dataene bare i den grad det er nødvendig for å levere den AI-funksjonen du ber om.

Vi bruker personopplysninger hovedsakelig til å drive kontoer og arbeidsområder, autentisere brukere, synkronisere dokumenter, lagre redigeringer, administrere versjonshistorikk, håndtere arbeidsflyter for import og eksport, levere AI-funksjoner, kommunisere med kunder og yte teknisk support.

Vi bruker også data til å beskytte tjenesten, forhindre misbruk, undersøke hendelser, føre driftslogger, forbedre påliteligheten og oppfylle rettslige forpliktelser. Der det er nødvendig, kan vi også bruke data for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

I de fleste tilfeller behandler vi data fordi det er nødvendig for å inngå og oppfylle avtalen om TommDoc-tjenesten, blant annet opprettelse av konto, innlogging, dokumentredigering, samarbeid i sanntid og handlinger knyttet til import, eksport eller AI.

Vi kan også støtte oss på våre berettigede interesser, særlig for sikkerhet, forebygging av svindel, oppdagelse av misbruk, intern administrasjon av tjenesten, overvåking av ytelse og stabilitet og rettslig forsvar. Hvis et bestemt bruksområde krever samtykke, ber vi om det separat.

Vi kan dele data med leverandører av infrastruktur, hosting, sky, lagring, support og andre databehandlere som hjelper oss med å drive TommDoc. Data kan også deles med leverandører av backend-, samarbeids- og filhåndteringstjenester der det er nødvendig for å synkronisere dokumenter, håndtere opplastinger eller levere eksporter.

Hvis du bruker AI-funksjoner, kan relevante inndata og resultater sendes til AI-leverandøren som brukes for den aktuelle operasjonen, for eksempel OpenAI eller Anthropic. Vi gjør dette bare for å utføre AI-handlingen du har bedt om.

Vi kan også utlevere data når loven krever det, eller når det er nødvendig for å beskytte våre rettigheter, sikkerheten til tjenesten eller andre brukere.

Noen tjenesteleverandører eller deres underleverandører kan befinne seg utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Når slike overføringer skjer, søker vi å sikre at et egnet overføringsgrunnlag etter GDPR gjelder, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller standard personvernbestemmelser (SCC).

Det faktiske omfanget av overføringer til utlandet avhenger av funksjonene du bruker og av infrastrukturen eller integrasjonene som er aktivert for det aktuelle arbeidsområdet.

Med ditt samtykke bruker vi annonserings- og analyseverktøy fra tredjeparter for å måle ytelsen til produktet og kampanjene og for å vise relevante annonser (remarketing). Disse verktøyene lastes via Google Tag Manager først etter at du har gitt samtykke i innstillingene for informasjonskapsler.

• Google Ads (Google Ireland Limited): konverteringsmåling og remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): måler hvordan du bruker TommDoc • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): konverteringsmåling og remarketing på Facebook og Instagram • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): konverteringsmåling og remarketing på LinkedIn

Disse verktøyene kan samle inn identifikatorer for informasjonskapsler og enheter, IP-adressen din (forkortet eller anonymisert der leverandøren støtter det), informasjon om nettleser og enhet, besøkte sider og handlinger utført i appen (f.eks. innsending av skjemaer), henvisningskilde og klikkidentifikatorer for kampanjer (f.eks. gclid, fbclid, li_fat_id) samt en omtrentlig plassering utledet fra IP-adressen din.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykket ditt etter art. 6 nr. 1 bokstav a i GDPR og den tsjekkiske loven om elektronisk kommunikasjon (§ 89 ledd 3 i lov nr. 127/2005 Sb.). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket via innstillingene for informasjonskapsler, uten at det påvirker lovligheten av behandling som er basert på samtykket før det ble trukket tilbake.

Leverandørene kan behandle data utenfor EU/EØS, særlig i USA, på grunnlag av EU-US Data Privacy Framework og/eller standard personvernbestemmelser (SCC). Levetiden til informasjonskapslene settes av hver enkelt leverandør og vises i innstillingene for informasjonskapsler. Data som ligger i annonseplattformene, oppbevares i den perioden den aktuelle leverandøren fastsetter.

Leverandørenes personvernerklæringer: Google: https://policies.google.com/privacy, Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Vi oppbevarer data så lenge det er nødvendig for å drive kontoen, arbeidsområdet og tjenesteforholdet, og deretter i en ytterligere periode der det er rimelig nødvendig for sikkerhetskopiering, sikkerhet, håndtering av hendelser, katastrofegjenoppretting, overholdelse av lovkrav og forsvar av rettskrav.

Oppbevaringstidene kan variere etter datatype. Dokumentinnhold, dokumentversjoner, opplastinger og driftslogger følger ikke nødvendigvis samme tidsplan. Når data ikke lenger er nødvendige, sletter vi dem, anonymiserer dem eller begrenser på annen måte videre behandling.

Etter gjeldende lovgivning kan du ha rett til innsyn i personopplysningene dine, til å kreve retting av uriktige opplysninger, til å kreve sletting, til å kreve begrenset behandling, til dataportabilitet og til å protestere mot behandling som er basert på berettigede interesser. Du har også rett til å klage til en kompetent tilsynsmyndighet.

Hvis du bruker TommDoc gjennom arbeidsgiveren din eller en annen organisasjon, kan enkelte forespørsler måtte håndteres primært gjennom denne organisasjonen, særlig der den bestemmer formålene med behandlingen av innhold i arbeidsområdet.

Vi bruker rimelige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte data mot tap, uautorisert tilgang eller misbruk. Dette omfatter tilgangskontroll, autentisering, driftslogging, adskillelse mellom kunder (tenants) og andre tiltak som passer til tjenestens art.

Frontend kan bruke nødvendig teknisk lagring, for eksempel lokal lagring (local storage) eller tilsvarende mekanismer, for å opprettholde påloggingsstatus, valgt arbeidsområde eller annen vesentlig oppførsel i grensesnittet. Slik applikasjonen fungerer nå, brukes ikke disse mekanismene til markedsføringsprofilering.

Hvis du har spørsmål om denne erklæringen eller vil utøve rettighetene dine, kan du kontakte oss på info@tommdoc.com. For å behandle en forespørsel på en trygg måte kan vi be om rimelig identitetsverifisering.

Vi kan oppdatere denne erklæringen fra tid til annen, særlig hvis lovkrav, produktfunksjoner eller tjenesteleverandører endres. Den gjeldende versjonen vil alltid være publisert på denne siden.