TommDocin tietosuojaseloste

TommDoc on verkkopohjainen dokumenttieditori, jossa on käyttäjätilit, työtilojen hallinta, reaaliaikainen yhteistyö, tekoälyavustus, tiedostojen tuonti ja dokumenttien vienti. Näiden ominaisuuksien tarjoamiseksi käsittelemme käyttäjiin liittyviä henkilötietoja ja muita tietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja.

Tässä selosteessa kerrotaan, kuka tietoja käsittelee, mitä tietoryhmiä käsittelyyn voi liittyä, miksi tarvitsemme niitä, ketkä voivat vastaanottaa niitä, kuinka kauan niitä säilytetään ja mitkä oikeudet sinulla on sovellettavan Euroopan unionin lainsäädännön mukaan.

Rekisterinpitäjä on MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Praha, yritystunnus 08579156. Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä, oikeuksia koskevissa pyynnöissä tai muissa henkilötietoasioissa voit ottaa meihin yhteyttä osoitteessa info@tommdoc.com.

Jos käytät TommDocia työnantajasi tai muun organisaation kautta, kyseinen organisaatio voi toimia myös erillisenä rekisterinpitäjänä työtilassasi tai dokumenteissasi oleville tiedoille. Tällöin jotkin pyynnöt voi olla tarpeen osoittaa myös organisaatiollesi.

Voimme käsitellä tili- ja yhteystietoja, jotka annat rekisteröitymisen tai tilin hallinnan yhteydessä, kuten etunimesi, sukunimesi, sähköpostiosoitteesi, profiilitietosi sekä organisaatioosi tai työtilaasi liittyvät tiedot.

Käsittelemme myös palvelun tuottamiseen tarvittavia sisältötietoja ja käyttömetatietoja, mukaan lukien dokumentit, työtilan rakenne, versiohistoria, reaaliaikaisen yhteistyön tapahtumat, tuodut tai ladatut tiedostot, viedyt tiedostot, tekniset lokit, virhetiedot, laite- ja verkkotiedot sekä tunnistautumiseen ja turvallisuuteen liittyvät tiedot.

Jos käytät tekoälyominaisuuksia, voimme käsitellä myös kehotteita, valittua tekstiä, tekoälytoimintoon lähetettyä dokumentin sisältöä ja tuotettuja tuloksia. Käsittelemme näitä syötteitä vain siinä määrin kuin pyytämäsi tekoälyominaisuuden tarjoaminen edellyttää.

Käytämme henkilötietoja pääasiassa tilien ja työtilojen ylläpitoon, käyttäjien tunnistamiseen, dokumenttien synkronointiin, muokkausten tallentamiseen, versiohistorian hallintaan, tuonti- ja vientityönkulkujen käsittelyyn, tekoälyominaisuuksien tarjoamiseen, asiakasviestintään ja teknisen tuen antamiseen.

Käytämme tietoja myös palvelun suojaamiseen, väärinkäytösten estämiseen, tapausten tutkintaan, käyttölokien ylläpitoon, luotettavuuden parantamiseen ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Tarvittaessa voimme käyttää tietoja myös oikeudellisten vaatimusten laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.

Useimmissa tilanteissa käsittelemme tietoja, koska se on tarpeen TommDoc-palvelua koskevan sopimuksen tekemiseksi ja täyttämiseksi, mukaan lukien tilin luominen, kirjautuminen, dokumenttien muokkaus, reaaliaikainen yhteistyö sekä tuontiin, vientiin tai tekoälyyn liittyvät toiminnot.

Voimme perustaa käsittelyn myös oikeutettuihin etuihimme, erityisesti turvallisuuteen, petosten ehkäisyyn, väärinkäytösten havaitsemiseen, palvelun sisäiseen hallintoon, suorituskyvyn ja vakauden seurantaan sekä oikeudelliseen puolustukseen. Jos jokin tietty käyttötapaus edellyttää suostumusta, pyydämme sen erikseen.

Voimme jakaa tietoja infrastruktuurin, palvelinpalvelun, pilvipalvelun, tallennuksen, tuen ja muiden henkilötietojen käsittelijöiden kanssa, jotka auttavat meitä ylläpitämään TommDocia. Tietoja voidaan jakaa myös taustajärjestelmän, yhteistyön ja tiedostonkäsittelyn tarjoajien kanssa, kun se on tarpeen dokumenttien synkronoimiseksi, latausten hallintaan tai vientien toimittamiseen.

Jos käytät tekoälyominaisuuksia, asiaankuuluvia syötteitä ja tuloksia voidaan lähettää kyseisessä toiminnossa käytettävälle tekoälypalveluntarjoajalle, kuten OpenAI:lle tai Anthropicille. Teemme näin vain pyytämäsi tekoälytoiminnon suorittamiseksi.

Voimme luovuttaa tietoja myös silloin, kun laki sitä edellyttää tai kun se on tarpeen oikeuksiemme, palvelun turvallisuuden tai muiden käyttäjien suojaamiseksi.

Jotkin palveluntarjoajat tai niiden alihankkijat voivat sijaita Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Tällaisten siirtojen yhteydessä pyrimme varmistamaan, että sovelletaan asianmukaista GDPR:n mukaista siirtoperustetta, kuten tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai vakiolausekkeita.

Kansainvälisten siirtojen todellinen laajuus riippuu käyttämistäsi ominaisuuksista sekä kyseiselle työtilalle käyttöön otetusta infrastruktuurista tai integraatioista.

Suostumuksellasi käytämme kolmansien osapuolten mainonta- ja analytiikkatyökaluja tuotteen ja kampanjoiden suorituskyvyn mittaamiseen ja relevantin mainonnan näyttämiseen (uudelleenmarkkinointi). Nämä työkalut ladataan Google Tag Managerin kautta vasta sen jälkeen, kun olet antanut suostumuksen evästeasetuksissa.

• Google Ads (Google Ireland Limited): konversioiden mittaus ja uudelleenmarkkinointi • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): mittaa, miten käytät TommDocia • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): konversioiden mittaus ja uudelleenmarkkinointi Facebookissa ja Instagramissa • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): konversioiden mittaus ja uudelleenmarkkinointi LinkedInissä

Nämä työkalut voivat kerätä eväste- ja laitetunnisteita, IP-osoitteesi (typistettynä tai anonymisoituna, jos palveluntarjoaja tukee sitä), selain- ja laitetietoja, vierailtuja sivuja ja sovelluksessa tehtyjä toimintoja (esim. lomakkeiden lähetykset), viittauslähteen ja kampanjoiden klikkaustunnisteet (esim. gclid, fbclid, li_fat_id) sekä IP-osoitteestasi johdetun likimääräisen sijainnin.

Tämän käsittelyn oikeusperuste on suostumuksesi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan sekä Tšekin sähköisen viestinnän lain (lain nro 127/2005 Sb. 89 §:n 3 momentti) mukaisesti. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa evästeasetusten kautta, mikä ei vaikuta ennen peruuttamista annettuun suostumukseen perustuvan käsittelyn lainmukaisuuteen.

Palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksen (EU-US Data Privacy Framework) ja/tai vakiolausekkeiden perusteella. Evästeiden voimassaoloajat määrittää kukin palveluntarjoaja, ja ne näkyvät evästeasetuksissa. Mainosalustoilla olevia tietoja säilytetään kyseisen palveluntarjoajan määrittämän ajan.

Säilytämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeen tilin, työtilan ja palvelusuhteen ylläpitämiseksi, ja sen jälkeen vielä lisäajan, jos se on kohtuudella tarpeen varmuuskopioinnin, turvallisuuden, häiriötilanteiden käsittelyn, palautumissuunnitelmien, lainsäädännön noudattamisen ja oikeudellisten vaatimusten puolustamisen vuoksi.

Säilytysajat voivat vaihdella tietotyypin mukaan. Dokumenttien sisältö, dokumenttiversiot, lataukset ja käyttölokit eivät välttämättä noudata samaa aikataulua. Kun tietoja ei enää tarvita, poistamme ne, anonymisoimme ne tai rajoitamme muulla tavoin niiden jatkokäsittelyä.

Sovellettavan lain mukaan sinulla voi olla oikeus saada pääsy henkilötietoihisi, vaatia virheellisten tietojen oikaisua, vaatia tietojen poistamista, vaatia käsittelyn rajoittamista, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Jos käytät TommDocia työnantajasi tai muun organisaation kautta, jotkin pyynnöt voidaan joutua käsittelemään ensisijaisesti kyseisen organisaation kautta, erityisesti silloin, kun se määrittää työtilan sisällön käsittelyn tarkoitukset.

Käytämme kohtuullisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia suojataksemme tietoja katoamiselta, luvattomalta pääsyltä tai väärinkäytöltä. Näihin kuuluvat käyttöoikeuksien hallinta, tunnistautuminen, käyttölokien kirjaaminen, asiakkaiden (tenant) erottelu ja muut palvelun luonteeseen sopivat toimenpiteet.

Käyttöliittymä voi käyttää välttämätöntä teknistä tallennusta, kuten paikallista tallennustilaa (local storage) tai vastaavia mekanismeja, kirjautumistilan, valitun työtilan tai muun olennaisen käyttöliittymän toiminnan ylläpitämiseksi. Sovelluksen nykyisen toteutuksen mukaan näitä mekanismeja ei käytetä markkinointiprofilointiin.

Jos sinulla on kysyttävää tästä selosteesta tai haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä osoitteessa info@tommdoc.com. Pyynnön turvalliseksi käsittelemiseksi voimme pyytää kohtuullista henkilöllisyyden todentamista.

Voimme päivittää tätä selostetta ajoittain, erityisesti jos lakisääteiset vaatimukset, tuoteominaisuudet tai palveluntarjoajat muuttuvat. Ajantasainen versio on aina julkaistu tällä sivulla.