Datenschutzerklärung von TommDoc

TommDoc ist ein Online-Dokumenteneditor mit Benutzerkonten, Verwaltung von Arbeitsbereichen, Zusammenarbeit in Echtzeit, KI-Unterstützung, Dateiimport und Dokumentenexport. Um diese Funktionen bereitzustellen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Nutzern sowie weitere Daten, die personenbezogene Informationen enthalten können.

Diese Erklärung beschreibt, wer die Daten verarbeitet, welche Datenkategorien betroffen sein können, warum wir sie benötigen, wer sie erhalten kann, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte du nach dem geltenden Recht der Europäischen Union hast.

Verantwortlicher ist die MLJ solutions a.s., Školská 689/20, 110 00 Prag, Firmennummer 08579156. Bei Fragen zum Datenschutz, bei Anträgen zur Ausübung deiner Rechte oder in jeder anderen Angelegenheit zu personenbezogenen Daten kannst du uns unter info@tommdoc.com erreichen.

Wenn du TommDoc über einen Arbeitgeber oder eine andere Organisation nutzt, kann diese Organisation für die in deinem Arbeitsbereich oder in deinen Dokumenten enthaltenen Daten außerdem als eigener Verantwortlicher handeln. In diesem Fall müssen manche Anfragen möglicherweise auch an deine Organisation gerichtet werden.

Wir können Konto- und Kontaktdaten verarbeiten, die du bei der Registrierung oder der Kontoverwaltung angibst, etwa deinen Vornamen, Nachnamen, deine E-Mail-Adresse, Profildaten und Angaben zu deiner Organisation oder deinem Arbeitsbereich.

Wir verarbeiten außerdem Inhaltsdaten und operative Metadaten, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind, darunter Dokumente, die Struktur des Arbeitsbereichs, den Versionsverlauf, Ereignisse der Zusammenarbeit in Echtzeit, importierte oder hochgeladene Dateien, exportierte Dateien, technische Protokolle, Fehlerinformationen, Geräte- und Netzwerkinformationen sowie Daten zu Authentifizierung und Sicherheit.

Wenn du KI-Funktionen nutzt, können wir zudem Eingabeaufforderungen, ausgewählten Text, an die KI-Aktion gesendete Dokumentinhalte und erzeugte Ergebnisse verarbeiten. Diese Eingaben verarbeiten wir nur in dem Umfang, der erforderlich ist, um die angeforderte KI-Funktion bereitzustellen.

Wir verwenden personenbezogene Daten hauptsächlich, um Konten und Arbeitsbereiche zu betreiben, Nutzer zu authentifizieren, Dokumente zu synchronisieren, Änderungen zu speichern, den Versionsverlauf zu verwalten, Import- und Exportabläufe abzuwickeln, KI-Funktionen bereitzustellen, mit Kunden zu kommunizieren und technischen Support zu leisten.

Wir verwenden Daten außerdem, um den Dienst zu schützen, Missbrauch zu verhindern, Vorfälle zu untersuchen, Betriebsprotokolle zu führen, die Zuverlässigkeit zu verbessern und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Soweit erforderlich, können wir Daten auch verwenden, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

In den meisten Fällen verarbeiten wir Daten, weil dies für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags über den Dienst TommDoc erforderlich ist, einschließlich Kontoerstellung, Anmeldung, Bearbeitung von Dokumenten, Zusammenarbeit in Echtzeit sowie Import-, Export- oder KI-bezogener Aktionen.

Wir können uns außerdem auf unsere berechtigten Interessen stützen, insbesondere für Sicherheit, Betrugsprävention, Erkennung von Missbrauch, interne Verwaltung des Dienstes, Überwachung von Leistung und Stabilität sowie die Rechtsverteidigung. Wenn ein bestimmter Anwendungsfall eine Einwilligung erfordert, holen wir sie gesondert ein.

Wir können Daten an Anbieter von Infrastruktur, Hosting, Cloud, Speicher und Support sowie an weitere Auftragsverarbeiter weitergeben, die uns beim Betrieb von TommDoc unterstützen. Daten können auch an Anbieter von Backend-, Kollaborations- und Dateiverarbeitungsdiensten weitergegeben werden, soweit dies erforderlich ist, um Dokumente zu synchronisieren, Uploads zu verwalten oder Exporte bereitzustellen.

Wenn du KI-Funktionen nutzt, können die jeweiligen Eingaben und Ergebnisse an den KI-Anbieter gesendet werden, der für diesen Vorgang verwendet wird, etwa OpenAI oder Anthropic. Wir tun dies nur, um die von dir angeforderte KI-Aktion auszuführen.

Wir können Daten außerdem offenlegen, wenn das Gesetz es verlangt oder wenn es erforderlich ist, um unsere Rechte, die Sicherheit des Dienstes oder andere Nutzer zu schützen.

Einige Dienstleister oder deren Unterauftragsverarbeiter können ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Wo solche Übermittlungen stattfinden, bemühen wir uns sicherzustellen, dass ein geeigneter Übermittlungsmechanismus nach der DSGVO greift, etwa ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.

Der tatsächliche Umfang internationaler Übermittlungen hängt von den Funktionen ab, die du nutzt, sowie von der Infrastruktur oder den Integrationen, die für den jeweiligen Arbeitsbereich aktiviert sind.

Mit deiner Einwilligung nutzen wir Werbe- und Analyse-Tools von Drittanbietern, um die Leistung von Produkt und Kampagnen zu messen und relevante Werbung anzuzeigen (Remarketing). Diese Tools werden über den Google Tag Manager erst geladen, nachdem du in den Cookie-Einstellungen deine Einwilligung erteilt hast.

• Google Ads (Google Ireland Limited): Conversion-Messung und Remarketing • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): misst, wie du TommDoc nutzt • Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited): Conversion-Messung und Remarketing auf Facebook und Instagram • LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company): Conversion-Messung und Remarketing auf LinkedIn

Diese Tools können Cookie- und Geräte-Kennungen, deine IP-Adresse (gekürzt oder anonymisiert, soweit der Anbieter dies unterstützt), Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten und in der App ausgeführte Aktionen (z. B. das Absenden von Formularen), die Herkunftsquelle und Kampagnen-Klick-Kennungen (z. B. gclid, fbclid, li_fat_id) sowie einen aus deiner IP-Adresse abgeleiteten ungefähren Standort erfassen.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und dem tschechischen Gesetz über elektronische Kommunikation (§ 89 Abs. 3 des Gesetzes Nr. 127/2005 Slg.). Du kannst deine Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Die Anbieter können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, insbesondere in den USA, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und/oder von Standardvertragsklauseln. Die Laufzeiten der Cookies legt jeder Anbieter fest, sie werden in den Cookie-Einstellungen angezeigt; Daten in Werbeplattformen werden für den vom jeweiligen Anbieter festgelegten Zeitraum aufbewahrt.

Datenschutzerklärungen der Anbieter: Google: https://policies.google.com/privacy, Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Wir speichern Daten so lange, wie es für den Betrieb des Kontos, des Arbeitsbereichs und der Dienstbeziehung erforderlich ist, und danach für einen weiteren Zeitraum, soweit dies für Backups, Sicherheit, Vorfallbearbeitung, Notfallwiederherstellung, die Einhaltung gesetzlicher Pflichten und die Verteidigung von Rechtsansprüchen vernünftigerweise nötig ist.

Die Speicherfristen können je nach Datenart unterschiedlich sein. Dokumentinhalte, Dokumentversionen, Uploads und Betriebsprotokolle folgen nicht zwingend demselben Zeitplan. Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, löschen wir sie, anonymisieren sie oder schränken ihre weitere Verarbeitung anderweitig ein.

Nach geltendem Recht hast du möglicherweise das Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen. Du hast außerdem das Recht, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.

Wenn du TommDoc über deinen Arbeitgeber oder eine andere Organisation nutzt, müssen manche Anfragen möglicherweise vorrangig über diese Organisation abgewickelt werden, insbesondere wenn sie die Zwecke der Verarbeitung von Inhalten des Arbeitsbereichs bestimmt.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, um Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Authentifizierung, Betriebsprotokollierung, Mandantentrennung und weitere Maßnahmen, die der Art des Dienstes angemessen sind.

Das Frontend kann notwendige technische Speicherung nutzen, etwa den lokalen Speicher oder vergleichbare Mechanismen, um den Anmeldestatus, den ausgewählten Arbeitsbereich oder anderes grundlegendes Verhalten der Oberfläche zu erhalten. Nach der aktuellen Ausgestaltung der Anwendung werden diese Mechanismen nicht für Marketing-Profiling verwendet.

Wenn du Fragen zu dieser Erklärung hast oder deine Rechte ausüben möchtest, schreib uns an info@tommdoc.com. Um eine Anfrage sicher zu bearbeiten, können wir eine angemessene Identitätsprüfung verlangen.

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, insbesondere wenn sich rechtliche Anforderungen, Produktfunktionen oder Dienstleister ändern. Die aktuelle Fassung wird immer auf dieser Seite veröffentlicht.